ボトルキープ台帳Excel無料テンプレート｜必要項目と使い方
約6分
紙のボトル台帳を整理したいけれど、どの項目からExcelへ移せばよいか分からない。そんな店舗向けに、ボトル台帳・利用履歴・棚卸しをひとつにまとめた無料テンプレートを用意しました。メールアドレスの登録は不要です。
無料Excelテンプレートに入っている4つのシート
テンプレートは、最初から情報を詰め込みすぎず、営業中の更新と定期的な棚卸しで使う項目に絞っています。状態や操作種別は選択式、棚卸しの差異は自動計算です。
使い方3ステップと入力ルール
ボトル台帳名義・銘柄・残量・保管場所
利用履歴来店・残量更新・名義変更
棚卸し台帳残量と実残量の差異計算
ボトル台帳に記録する基本項目
ボトルを見つけるための情報、現在の状態、更新責任を確認できる情報を分けて記録します。顧客名だけでなく管理番号を付けると、同姓同名や似た銘柄も区別しやすくなります。
- 管理番号・状態・顧客名・連名者・顧客ID
- 銘柄・容量・登録日・最終来店日・保管場所
- 残量・保管期限・確認状況・更新担当者・メモ
入力規則でスタッフごとの表記ゆれを減らす
状態や操作種別を自由入力にすると、同じ意味でも表記が分かれ、検索や集計が難しくなります。このテンプレートでは、状態、操作種別、確認結果を選択式にし、残量は0〜100の整数に制限しています。Microsoftも、データの入力規則は入力できる値を制限し、データの正確性と一貫性を保つために役立つと案内しています。
棚卸しは台帳残量と実残量の差異を残す
棚卸しシートへ台帳残量と現物の残量を入力すると、差異が自動で表示されます。数字を修正して終わるのではなく、要確認の行に担当者とメモを残すと、次回の棚卸しで同じ原因が繰り返されていないか確認できます。
紙台帳から移すときの進め方
最初から全件を入力する前に、少量のボトルで項目と入力ルールを試してください。原本を残し、入力後に別の担当者が現物・原本・Excelを照合すると、転記ミスに気づきやすくなります。
- 紙の原本を保管してから作業を始める
- キープ中のボトルを優先して入力する
- 10〜20件で入力ルールを試す
- 全件入力後に現物と照合する
- 保存場所と閲覧・編集権限を決める
参考情報
記事作成時に確認した、公的機関・メーカー等の公開情報です。
- 表を挿入する（Microsoft Support）
Excelテーブルの基本的な使い方を確認しました。
- セルにデータの入力規則を適用する（Microsoft Support）
選択式入力と数値範囲の制限方法を確認しました。
- ウィンドウ枠を固定して行と列をロックする（Microsoft Support）
行数の多い台帳で見出しを固定する方法を確認しました。