ボトル棚卸しで差異が出たときの原因の切り分け方｜閉店後に確認する手順

棚卸しで差異が見つかったとき、最初から特定の担当者を疑うと、正確な報告が上がりにくくなります。まずは差異がどの種類の原因によるものかを機械的に切り分け、当てはまる原因が見つかった時点で対応を決める、という順序で進めると、その日のうちに多くの差異は説明がつきます。

差異が1本だけなのか複数本にわたるのか、本数そのものが合わないのか残量の記録がずれているのかによって、疑うべき原因は変わります。複数の商品で同じような差異が出ている場合は記録方法そのものにばらつきがある可能性が高く、特定の1本だけの差異は、その日の対応漏れを疑う方が早く見つかります。

J-Net21では、仕入れた商品を管理する際に、納品書と在庫の記録を照合する習慣が重要だと案内されています。棚卸しの差異は、入荷や出庫を記録し忘れたことが原因になっているケースが多く見られます。その日に納品や返品があった商品を優先的に確認すると、原因が見つかりやすくなります。

提供した分は減っているのに記録には残っていない、というケースは棚卸し差異の代表的な原因です。通常の提供だけでなく、サービスで出した分、割れたり傷んだりして廃棄した分も、後から思い出すのは難しいため、その場で記録できていたかを振り返ります。

似た銘柄や似たラベルの商品が近くの棚にあると、数え間違いや記録する行を間違えるミスが起こりやすくなります。また、残量をパーセントで数えるスタッフと本数だけで数えるスタッフが混在していると、同じボトルでも記録が食い違います。棚の配置と数え方の基準を、原因の切り分け段階で見直します。

すべての差異がその日のうちに説明できるとは限りません。原因が分からない場合は、無理に数字を合わせず、差異の内容と確認した範囲を記録に残します。次回の棚卸しで同じ商品や棚に差異が繰り返されるかどうかを見れば、日々の運用のどこに原因があるかを絞り込みやすくなります。