スナックの予約台帳の作り方｜ダブルブッキングを防ぐ共有ルール

電話やLINEで受けた予約は、受けた人の端末や記憶に残したままにせず、決めた予約台帳へ転記します。変更やキャンセルも同じ台帳だけを更新し、別のメモには『台帳更新済み』と残す程度にします。Googleカレンダーの予約スケジュールでは、予約が入るとカレンダーへ追加され、他の予定との重複を避ける仕組みが示されています。道具を問わず、空き状況を判断する正本を一つにすることが基本です。

最初から詳細な接客メモを増やすと入力が続きません。予約を確定し、席を準備し、連絡できるために必要な項目へ絞ります。氏名は店舗で確認できる表示名、連絡先は予約変更に必要な範囲とし、来店目的や注意事項は事実だけを短く記録します。個人的な評価や不要なセンシティブ情報を予約台帳へ書かない運用にします。

同じ席でも開始時刻が違えば受けられる場合がありますが、滞在時間が分からないまま連続で予約を入れると、会計や片付けが重なります。開始時刻、滞在目安、使用席をセットで記録し、前後に準備時間を置きます。団体、貸切、同伴など通常より準備が必要な予約は色や記号で区別し、人数だけで空きを判断しないようにします。

人数や時刻の変更を上書きするだけでは、以前の内容を見たスタッフとの認識がずれることがあります。変更前の内容、変更後、受付時刻、担当者を短く残します。紙なら訂正線と追記欄、表計算なら変更履歴、カレンダーなら説明欄や更新通知を利用し、最新状態が一目で分かるようにします。

Googleカレンダーでは、共有相手に予定の詳細を見せるか、変更を許可するかなど権限を分けられます。予約台帳でも、全員が見る必要のある日時・人数と、責任者だけが扱う連絡先を分ける方法があります。個人情報保護委員会のガイドラインとIPAの中小企業向け資料を参考に、取扱担当者、保存場所、端末、退職時の権限停止を決めます。

予約台帳を常に見張るのではなく、営業前に当日分を読み合わせ、閉店時に翌日以降の変更と未確定を確認します。当日追加は受け付けた直後に正本へ反映し、スタッフ間の口頭共有だけで終わらせません。毎週、重複、変更漏れ、連絡不能が起きた予約を一件ずつ振り返り、項目や受付手順を小さく直します。