夜職POSで売掛を管理する方法｜会計・入金・取消までの設計

顧客ごとの合計残高だけでは、複数回利用した場合にどの会計が未入金か分かりません。営業日、伝票番号、元の会計額、入金額、残額を紐づけて管理します。

現金やカードから売掛へ変更する場合、誰が判断し、誰の顧客として扱うかを記録します。口頭だけで処理せず、権限と確認者を決めます。

一部入金があったとき、残高だけを書き換えると入金履歴が失われます。入金日、金額、受付者、方法を別の履歴として追加し、元の売掛と残額を保ちます。

入力ミスや支払方法の変更があっても、履歴を削除せず、訂正前後の値、理由、操作した人、日時を残します。管理者承認が必要な金額や操作も先に決めます。

日々のレジ締めでは当日の新規売掛と入金を確認し、週次・月次では顧客別残高と伝票の合計を照合します。長期未入金の扱いと確認担当も店舗内で決めます。

売掛情報には顧客情報と金額が含まれます。すべてのスタッフが同じ範囲を閲覧・変更できる状態を避け、営業中の入力、入金処理、履歴閲覧、取消承認の権限を分けます。